Truyền thông hợp nhất là gì?

Một thế giới mới đã xuất hiện do sự thay đổi kỹ thuật số.

Bất kỳ nhân viên hoặc nhóm CNTT nào cũng có thể bị choáng ngợp bởi số lượng lớn các công cụ giao tiếp có sẵn. Các công ty cần tìm ra phương pháp hỗ trợ những người dùng từ chối bị ràng buộc bởi dây cáp và địa điểm vật lý khi một nửa dân số thế giới bắt đầu làm việc từ xa. Tăng năng suất có liên quan đến các công cụ như thoại qua IP, web & hội thảo âm thanh, chia sẻ máy tính để bàn và nhắn tin nhanh (trò chuyện).

Truyền thông hợp nhất là gì?
Truyền thông hợp nhất là gì?

Các giải pháp Truyền thông Hợp nhất (UC) là một phương pháp mới để làm việc, cộng tác và sử dụng thông tin của công ty đang được thực hiện nhờ sự hội tụ của điện thoại, di động, dữ liệu lớn và đám mây.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy tất cả các tính năng và lợi ích quan trọng của UC cũng như tác động của chúng đối với công nghệ ngày nay.

Truyền thông hợp nhất là gì?

VoIP , nhắn tin nhanh , hội nghị truyền hình , điện thoại doanh nghiệp và các khả năng liên lạc tại nơi làm việc khác đều được kết hợp thành một ứng dụng bởi một hệ thống được gọi là Truyền thông Hợp nhất (UC) – Unified Communications

Nó cho phép các doanh nghiệp:

  • Cộng tác trực tuyến,
  • Cải thiện giao tiếp giữa lực lượng lao động doanh nghiệp thời đại kỹ thuật số được lan rộng ra quốc tế. quản lý và tích hợp tất cả thông tin liên lạc nội bộ của họ trên một nền tảng duy nhất.

Với sự trợ giúp của hệ thống Truyền thông Hợp nhất, nhiều kênh liên lạc theo thời gian thực, bao gồm nhắn tin tức thì, thông tin hiện diện, VoIP (Giao thức Thoại qua Internet), hội thảo âm thanh, video và web, chia sẻ máy tính để bàn, nền tảng truyền thông xã hội và các kênh khác, có thể được cung cấp với một giao diện người dùng thống nhất .

Nó hoạt động như một nền tảng truyền thông kinh doanh tất cả trong một . Dữ liệu của bạn được tích hợp vì tất cả các công cụ của bạn được kết nối với nhau. Để dễ dàng truy cập dữ liệu và phân tích cũng như hiểu rõ hơn về mức độ hiệu quả của hoạt động truyền thông trong công ty, bạn có một bảng điều khiển trung tâm.

Xem thêm : Camera AI là gì ? tìm hiểu công nghệ camera mới hiện nay

Lợi ích của truyền thông hợp nhất (Unified Communications)

1. Tăng năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Cho phép doanh nghiệp dễ dàng thiết lập môi trường làm việc cộng tác hiệu quả thông qua các hình thức trao đổi kết hợp cùng lúc với nhiều kênh như thoại, hình ảnh và dữ liệu.

2. Cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên và và phòng ban.

Giải pháp Truyền thông Hợp nhất phù hợp cho phép nhân viên đi công tác và từ xa truy cập vào tất cả các tài nguyên truyền thông của doanh nghiệp . Mọi cuộc trò chuyện đều được đảm bảo đăng nhập vào hệ thống của doanh nghiệp để sử dụng trong tương lai.

Nhân viên có thể sử dụng các giải pháp Truyền thông Hợp nhất để:

  • thực hiện cuộc gọi VoIP từ một số công việc,
  • giao tiếp qua văn bản hoặc tin nhắn tức thời,
  • gửi email từ bất kỳ vị trí nào.
Cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên và và phòng ban
Cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên và và phòng ban

3. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Bất kể họ ở đâu, nhân viên có thể trả lời khách hàng nhờ Truyền thông Hợp nhất. Họ sẽ thấy các cuộc gọi đến, cuộc trò chuyện hoặc email đến của bất kỳ thiết bị nào. Bất kỳ nhân viên nào hỗ trợ khách hàng gọi đến công ty của bạn đều có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu thích hợp liên quan đến khách hàng đó.

Kết quả là độ phân giải nhanh hơn và người tiêu dùng của bạn sẽ thấy rằng bạn hiểu nhu cầu của họ.

Tiện lợi khi kết nối đồng nghiệp, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng tại bất kỳ nơi đâu trong bất kỳ thời gian nào.

Giải quyết các yêu cầu khách hàng ngay trong lần đầu tiên tương tác, qua đó giúp nâng cao sự gắn bó của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

4.  Ngân sách chi phí cho việc liên lạc tiết kiệm hơn

Có khả năng việc sử dụng điện thoại cũ hiện tại của bạn hoặc lưu trữ bất kỳ công cụ liên lạc nào tại chỗ đang tiêu tốn một phần khá lớn trong ngân sách CNTT của bạn . Một nền tảng Truyền thông Hợp nhất phụ thuộc hoàn toàn vào internet để vận hành. Cơ sở hạ tầng phần cứng và máy chủ sẽ không cần phải xây dựng hoặc cập nhật. Bạn sẽ có thể lập kế hoạch ngân sách tốt hơn vì chi phí của bạn sẽ không dao động từ tháng này sang tháng khác.

5. Trao quyền cho nhân viên làm việc từ xa

Nhân viên từ xa của bạn được hưởng lợi từ Truyền thông hợp nhất bằng cách có quyền truy cập vào tất cả các hình thức liên lạc trên một nền tảng duy nhất.

Nhân viên từ xa chỉ cần kết nối internet để kết nối với mạng của bạn và sử dụng tất cả các công cụ cần thiết để đóng góp hiệu quả cho nhóm. Việc thuê nhân viên từ xa thu hút nhiều người trong lực lượng lao động và cho phép bạn tuyển dụng nhân tài bên ngoài khu vực đô thị của mình.

6. Cung cấp khả năng truy cập và điều khiển từ xa tốt hơn

Nền kinh tế toàn cầu đòi hỏi khả năng truy cập và chức năng liên tục trên mọi biên giới và múi giờ.

Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng nhân viên từ xa để thực hiện các nhiệm vụ của họ, điều này đòi hỏi khả năng tiếp cận và kết nối từ xa tốt hơn. Tại đây, Truyền thông hợp nhất cung cấp cho các nhóm ở xa hoặc phân tán tất cả các công cụ họ cần để hoạt động trơn tru bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào họ muốn.

Nếu nhân viên có thể giao tiếp hiệu quả với nhau, họ sẽ giải quyết vấn đề, nhận được câu trả lời họ cần và chia sẻ thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn so với sử dụng các phương pháp truyền thống. Điều này sẽ góp phần tạo nên một nền văn hóa tích cực hơn trong toàn công ty, giúp người lao động làm việc hiệu quả hơn.

7. Tạo sự khác biệt và ưu thế so với đối thủ cạnh tranh

Tạo sự khác biệt và lợi thế so với đối thủ cạnh tranh đồng thời xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại cho doanh nghiệp.

Các tính năng cơ bản của truyền thông hợp nhất

Dưới đây, chúng tôi sẽ đề cập đến các kênh liên lạc quan trọng nhất và các tính năng Truyền thông hợp nhất bổ sung cần tìm.

Gọi âm thanh VoIP

Bởi vì người dùng gọi điện thoại qua Internet thay vì qua PSTN, hệ thống điện thoại VoIP cung cấp các cuộc gọi nội hạt và đường dài không giới hạn và giảm giá cho các cuộc gọi quốc tế. Bằng cách chuyển từ hệ thống điện thoại truyền thống sang VoIP , các công ty có thể giảm hơn một nửa hóa đơn viễn thông hàng tháng.

Quản trị viên có thể tạo số điện thoại ảo miễn phí  , số điện thoại doanh nghiệp địa phương và tiện ích mở rộng bộ phận/người dùng.

Hội thảo trên web

Đặc biệt là với sự gia tăng của lực lượng lao động từ xa, các cuộc họp video trực tiếp là một trong những kênh liên lạc quan trọng nhất.

Các nhóm kết hợp có thể giao tiếp nhanh chóng, chuyển đổi giữa các thiết bị trong khi gọi điện video, lên lịch họp trước hoặc bắt đầu các cuộc họp đột xuất từ ​​giao diện nhắn tin tức thì.

Các tính năng cơ bản của truyền thông hợp nhất
Các tính năng cơ bản của truyền thông hợp nhất

Nhắn tin hợp nhất

Nhắn tin hợp nhất cho phép giao tiếp theo thời gian thực trên một số nền tảng nhắn tin, bao gồm nhắn tin trò chuyện, nhắn tin văn bản SMS, nhắn tin mạng xã hội và nhắn tin MMS.

Do các tin nhắn được đồng bộ hóa trong giao diện Truyền thông Hợp nhất duy nhất nên các cuộc hội thoại có thể chuyển tiếp liền mạch từ kênh nhắn tin này sang kênh nhắn tin khác.

Tin nhắn trò chuyện có thể được sử dụng như một kênh liên lạc độc lập hoặc kết hợp với hội nghị truyền hình.

Người dùng có thể gửi/nhận tin nhắn trò chuyện công khai và riêng tư, tạo kênh cho các phòng ban, nhóm hoặc dự án và tải tệp lên trong giao diện trò chuyện. Cập nhật trạng thái tổng đài viên cho phép người dùng xem ai hiện đang có mặt/trực tuyến, vắng mặt, ngoại tuyến hoàn toàn hoặc đã bật Không làm phiền.

Ngoài việc cho phép người dùng gửi/nhận tin nhắn riêng lẻ từ máy tính để bàn và thiết bị di động của họ, việc nhắn tin SMS dành cho doanh nghiệp giúp việc gửi tin nhắn tiếp thị đại chúng dễ dàng hơn nhiều. Nhiều nền tảng UCaaS cũng cho phép gửi tin nhắn trên Facebook Messenger, WhatsApp và Instagram Messaging ngoài các nền tảng truyền thông xã hội khác.

Công cụ UCaaS sẽ tự động đồng bộ hóa lịch sử hội thoại trên các thiết bị và kênh liên lạc để khách hàng và đồng nghiệp không phải lặp lại.

Công cụ cộng tác nhóm

Các công cụ cộng tác của nhóm UC như nhắn tin trò chuyện nhóm theo thời gian thực, chỉnh sửa tệp trực tiếp và kiểm soát phiên bản ngăn chặn thông tin sai lệch và cho phép người dùng gửi/nhận câu trả lời và cập nhật nhanh chóng mà không cần email liên tục.

Các chức năng quản lý tác vụ cơ bản xóa bỏ kỳ vọng của các thành viên trong nhóm, đơn giản hóa việc theo kịp thời hạn và nhiều dự án, đồng thời giúp xác định các rào cản trong quy trình làm việc.

Bảng trắng kỹ thuật số cho phép người dùng cộng tác trên các ý tưởng và khái niệm, đồng thời giúp theo dõi các điểm chính trong cuộc họp, trong khi các công cụ chia sẻ màn hình đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang thông qua giao tiếp thực hành nhiều hơn.

Fax ảo

Các hệ thống Truyền thông Hợp nhất cũng cung cấp fax ảo, nơi người dùng gửi/nhận fax qua email thay vì máy fax.

Người dùng cuối sẽ nhận được fax ngay cả khi họ đang nói chuyện điện thoại khi fax đến. Họ cũng có thể lưu trữ các bản fax trước đó trong hệ thống UC cấp và nhận thông báo khi fax đã được gửi.

Tích hợp

Mặc dù một số công cụ giao tiếp hợp nhất có các tính năng quản lý dự án và CRM (quản lý quan hệ khách hàng) cơ bản, nhưng mục tiêu của chúng không phải là thay thế phần mềm kinh doanh bên thứ ba hiện tại của bạn mà là tích hợp với phần mềm đó.

Truyền thông Hợp nhất tích hợp trong phần mềm CRM ưa thích   (như Salesforce) hoặc ứng dụng cộng tác và quản lý dự án (Microsoft Teams, Avaya, v.v.) vào một giao diện mà không cần chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác.

Thị trường ứng dụng Truyền thông Hợp nhất cho phép người dùng chọn các công cụ để tích hợp với nền tảng, mang lại trải nghiệm có thể tùy chỉnh cao.

Công nghệ truyền thông hợp nhất

Cơ sở hạ tầng truyền thông dựa trên đám mây sẽ chiếm ưu thế trong tương lai . Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ ( UCaaS ) đã nổi lên như một giải pháp thay thế thực tế và kinh tế hơn để duy trì mạng nội bộ do khả năng truy cập mở rộng của internet.

Các doanh nghiệp đang chuyển sang các giải pháp UCaaS khi việc bảo trì và quản lý các hệ thống tại chỗ trở nên tốn kém và khó khăn hơn. Các doanh nghiệp có thể tăng năng suất và sự hợp tác của nhân viên bằng cách sử dụng AI và ML, sử dụng phân tích dữ liệu về hoạt động của người dùng và các mẫu giao tiếp của công ty.

Bằng cách chuyển đổi thông tin nền thành tài liệu trực quan trong thời gian thực và cho phép nhân viên thực sự “cảm thấy” hợp tác, công nghệ thực tế tăng cường và thực tế ảo có khả năng thúc đẩy sự sáng tạo trong môi trường UC.

Sự phát triển của kết nối 5G đã cải thiện thiết kế mạng và mang đến tốc độ mà thế giới hiện đại yêu cầu. Bất kể vị trí của họ, các phòng họp ảo cho phép các cá nhân kết nối hiệu quả trong thời gian thực qua internet bằng cách sử dụng các chức năng âm thanh, video, trò chuyện và ứng dụng.

Thế giới Truyền thông Hợp nhất đã khám phá ra một mỏ vàng nhờ các tiện ích thông minh và công nghệ thiết bị đeo. Các doanh nghiệp có thể có được nền tảng toàn diện cho nhu cầu Truyền thông Hợp nhất của họ từ nền tảng truyền thông dưới dạng dịch vụ ( CPaaS ).

Các tổ chức đã áp dụng CPaaS và API do yêu cầu ngày càng tăng của bối cảnh UC đối với khả năng truy cập và quản trị tập trung . Điều này có thể khuyến khích kết hợp cuộc gọi video, nhắn tin nhanh hoặc lời nhắc cuộc hẹn trên hệ thống của doanh nghiệp.

Truyền thông Hợp nhất phù hợp với lực lượng lao động kỹ thuật số như thế nào?

Thông qua việc tích hợp nhắn tin, email, gọi thoại, hội nghị truyền hình, chia sẻ màn hình và nhiều dịch vụ khác, Truyền thông Hợp nhất mang đến trải nghiệm liền mạch .

Công nghệ này có thể thích ứng và giá cả phải chăng cho cả doanh nghiệp lớn và nhỏ vì chúng được đặt trong đám mây. Có thể đạt được năng suất nhóm cao hơn tới 20% với nền tảng Truyền thông Hợp nhất hiệu quả. 40% người lao động sẵn sàng trả tiền cho một tiện ích sẽ cải thiện chất lượng cuộc sống của họ.

Xem thêm : Nhà thông minh là gì? Tìm hiểu về ngôi nhà thông minh công nghệ 4.0

Thông qua việc loại bỏ nhu cầu về các ứng dụng khác nhau, Truyền thông hợp nhất hỗ trợ các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngoài ra, nó cho phép giao tiếp thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm. Chỉ cần nhấn một nút trong Giao tiếp hợp nhất, bạn có thể gọi cho bất kỳ ai từ bất kỳ thiết bị nào. Các nhóm kết hợp và từ xa của bạn sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ tính năng gọi điện video chất lượng cao kết hợp với bảng trắng, chia sẻ màn hình và trò chuyện trong cuộc họp theo thời gian thực.

Các tính năng hữu ích khác cho doanh nghiệp

Dưới đây là một số công cụ năng suất khác cho doanh nghiệp của bạn:

  • Nhắn tin tức thì: Sử dụng IM để trò chuyện riêng, nhóm và chia sẻ tệp tích hợp.
  • Quản lý danh bạ gốc: Quản lý danh bạ toàn công ty và cá nhân của bạn, đồng thời đồng bộ hóa chúng trên các thiết bị.
  • Điều khiển điện thoại bàn từ xa : Thực hiện bấm-t- quay số, chuyển/ giữ/ truy xuất cuộc gọi trên giao diện người dùng trực quan của Linkus Desktop Client trong khi sử dụng điện thoại bàn làm đường dẫn âm thanh.
  • Hiện diện: Xem người dùng nào đang rảnh, bận, vắng mặt tại văn phòng, v.v. với các chỉ báo trạng thái được tô màu và mô tả tùy chỉnh.
  • Tích hợp CRM: Tích hợp với Zoho, Dynamics 365, Danh bạ Google và các nền tảng CRM khác.
  • Nhấp để Gọi: Khả dụng với tiện ích mở rộng Yeastar Linkus cho Google Chrome để biến mọi số điện thoại thành một liên kết có thể nhấp và bật bàn phím số dễ dàng, cửa sổ bật lên cuộc gọi, điều khiển cuộc gọi nâng cao trực tiếp với các tab của trình duyệt.

Triển khai Truyền thông Hợp nhất cho doanh nghiệp bạn ngay hôm nay

Bất kể chiến lược của công ty bạn là gì, sử dụng dịch vụ hệ thống điện thoại dựa trên đám mây là một cách đơn giản để tiết kiệm tiền cho một thứ tối quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp: viễn thông.

Các hệ thống thông tin liên lạc hợp nhất từng phức tạp và tốn kém, nhưng với sự gia tăng của internet và các dịch vụ tổng đài VoIP, việc hiện đại hóa các giải pháp điện thoại văn phòng không chỉ trở nên tiện lợi hơn mà còn trở thành một cách để tiết kiệm rất nhiều tiền về lâu dài.

Lời kết

Truyền thông hợp nhất – Unified Communications là khái niệm không còn xa lạ trên thế giới. Tuy nhiên, mức độ ứng dụng CNTT nói chung, đặc biệt là ứng dụng Unified Communications nói riêng trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn khá khiêm tốn.

Đừng để sự chậm trễ ứng dụng công nghệ cao làm doanh nghiệp của bạn trở nên tụt hậu. Đây là thời điểm thích hợp nhất để doanh nghiệp ứng dụng “vũ khí” UC và bắt đầu cuộc chạy đua để nâng cao khả năng cạnh tranh so với đối thủ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi ngay

Facebook Chat

Zalo Chat