Giải pháp xây dựng hệ thống tổng đài IP PBX

Giải pháp xây dựng hệ thống tổng đài IP PBX, BX, IP PHONE, GSM Void Gateway,…

Tổng đài IP-PBX là gì ?

Để trả lời cho câu hỏi này chúng ta tìm hiểu xem tổng đài IP-PBX và tổng đài PBX truyền thống khác nhau như thế nào. Bảo Phong đưa ra bảng so sách dưới đây cho chúng ta cái nhìn tổng quan về điều này.

Bảng 1: So sánh tổng đài IP-PBX và tổng đài PBX truyền thống

STT IP PBX PBX Truyền Thống
1 IP PBX là tổng đài điện thoại dựa vào phần mềm, hoạt động trên hạ tầng mạng IP (Internet Protocol), dùng nguyên lý chuyển mạch gói. PBX là tổng đài điện thoại analog dựa vào phần cứng với phần mềm đơn giản chạy trên chúng, dùng nguyên lý chuyển mạch kênh TDM (vật lý)
2 Ở IP-PBX máy nhánh (extension) mở rộng linh hoạt vì bản chất IP PBX là phần mềm và số lượng máy nhánh có thể mở rộng khá cao (lên đến 100, 10000 người dùng) Số line máy nhánh nội bộ (extension) bị giới hạn bởi số cổng vật lý thiết kế cố định trên PBX, không thể tăng lên bằng phần mềm.
3 Số line trung kế (CO) kết nối bên ngoại đến Bưu Điện mở rộng linh hoạt, không phụ thuộc vào cấu trúc vật lý của IP BPX, có thể kết nối lên đến hàng chục luồng E1/PRI (một luồng E1 đáp ứng 30 kênh thoại). Số line trung kế kết nối bên ngoài đến Bưu Điện bị hạn chế bởi số cổng vật lý cấu tạo cố định trên PBX. Nếu muốn mở rộng bắt buộc phải thay tổng đài mới với cấu hình khung vật lý có số port cao hơn.
4 Ở IP PBX các máy điện thoại IP hoạt động chung với hệ thống cáp mạng máy tính Ethernet sẵn có. PBX truyền thống đòi hỏi một hệ thống cáp điện thoại riêng biệt.
5 IPBX là phần mềm nên bộ phận IT dễ dàng quản trị. Thay đổi khai báo mới linh hoạt. PBX truyền thống yêu cầu bộ phận quản trị riêng biệt. Bắt buộc phải có sự điều phối, chuyển đổi vật lý khi có sự thay đổi
6 Kết nối thoại trên nền IP (VoIP) với các hệ thống VoIP đơn giản không cần đầu tư thêm thiết bị. Để kết nối thoại trên nền IP (VoIP) yêu cầu đầu tư thêm thiết bị Gateway tương thích.
7 IPBX có tính năng login/logout, cho phép điện thoại đầu cuối IP Phone/Softphone có thể login vào bất cứ máy nào, thuận tiện khi di chuyển (Tức là một người tại HCM có thể đăng nhập vào một điện thoại ở HN và sử dụng nó như điện thoại riêng của mình). Khi có thay đổi (do chuyển văn phòng mới, có nhân viên mới) PBX truyền thống yêu cầu phải đi mới lại hệ thống cáp điện thoại.
8 IPPBX làm viêc trên môi trường TCP/IP nên các điện thoại đầu cuối có thể là IP Phone hoặc Softphone cài trên máy tính. Các điện thoại analog không làm việc được trên môi trường ứng dụng TCP/IP.
9 PPBX hỗ trợ các tính năng chuẩn như auto forward call, auto answer call, conference, voice mail, recording call cho phép các điện thoại IP đầu cuối chủ động kích hoạt sử dụng các tính năng này. PBX truyền thống analog không có các tính năng chuẩn đó.
10 IPBX hỗ trợ mềm dẻo khi tích hợp các ứng dụng khác, chẳng hạn CRM, Voice Messages, SMS, và các ứng dụng CTI trên PC. PBX truyền thống khi có nhu cầu tích hợp ứng dụng bên ngoài yêu cầu phải đầu tư thêm thiết bị tương thích.
11 Không cần đầu tư thêm tổng đài điện thoại cho văn phòng chi nhánh, tất cả các văn phòng có thể sử dụng chung một tổng đài IPBX đặt ở trụ sở trung tâm. Các máy nhánh liên lạc với nhau như đang ở chung một văn phòng. Mỗi văn phòng chi nhánh yêu cầu phải có tổng đài PBX truyền thống riêng. Các máy nhánh nội bội không thể liên lạc nội bộ giữa các chi nhánh.
12 Đầu tư IPPBX có khả năng thu hồi vốn đầu tư nhanh theo thời gian vì cước phí gọi liên tỉnh giữa các chi nhánh được triệt tiêu, cước phí gọi điện di động và quốc tế cắt giảm đáng kể. Đầu tư PBX truyền thống không có khả năng thu hồi vốn vì cuộc gọi giữa các chi nhánh phải thông qua mạng điện thoại của nhà cung cấp dịch vụ. Cước phí điện thoại vẫn giữ nguyên theo năm tháng.

Từ bảng so sánh này chúng ta dễ dàng thấy được những lợi ích khi triển khai tổng đài IP PBX như sau:

  • Không cần đi dây hệ thống cáp điện thoại mới, tổng đài IPPBX hoạt động trên hạ tầng mạng máy tính sẵn có
  • Cắt giảm hoàn toàn cước phí liên lạc giữa các chi nhánh và cước phí gọi quốc tế
  • Sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến.
  • Dễ dàng quản lý và điều khiển cuộc gọi.
  • Cho phép tích hợp chức năng điện thoại ( dựa vào số chủ gọi CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call,… ) với phần mềm bán hà ng CRM, phần mềm marketing,… đem đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, năng suất cao hơn.
  • Cho phép làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau.
  • Dễ dàng mở rộng và di chuyển, chỉ gắn thiết bị đầu cuối vào mạng máy tính là có thể dùng.
  • Cải thiện khả năng mở rộng và phát triển của doanh nghiệp

Như vậy từ những lợi ích mà tổng đài PBX truyền thống không có này chúng ta đã trả lời được câu hỏi tại sao ngay nay nhiều doanh nghiệp đang quan tâm đến tổng đài IP-PBX như vậy.

Trong tài liệu này chúng tôi xin đề xuất tới quý doanh nghiệp bạn mô hình giải pháp triển khai tổng đài IP-PBX với chi phí hợp lý nhằm đem đến những lợi ích như chúng ta đã bàn ở trên và hơn nữa chúng tôi cung cấp thêm một số giải pháp giúp quý doanh nghiệp bạn cắt giảm đáng kể chi phí liên lạc điện thoại hàng tháng.

Tính năng hệ thống tổng đài IP BX

Tính năng thoại (Call Features)

SIP/ISDN/H323 trunk Trung kế SIP/ISDN/H323 Tạo hướng kết nối trung kế với các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại PSTN, VoIP,…và với các tổng đài IP PBX chi nhánh.
Inbound Call routing Định tuyến cuộc gọi vào Cho phép lập trình định tuyến cuộc gọi vào tới một đích mong muốn nào đó dựa vào CallerID số chủ gọi.
Call Queues

Hàng đợi

Đảm báo tất cả cuộc gọi vào không bị bận và được phân phối thông minh (ACD) tới người nghe với nhiều thuật toán khác nhau.
IVR/Digital Receptionist

Tự động trả lời/ Nhân viên tiếp tân số

Tính năng này cho phép định tuyến cuộc gọi vào một cách tự động dựa vào lời chào hướng dẫn, không bắt buộc phải nhân viên tiếp tân trực tiếp nhận và chuyển cuộc gọi.
Music on hold

Nhạc chờ

Cho phép upload thay đổi file nhạc nền khi chờ máy trong lúc chuyển hoặc giữ máy.
CallerID Display

Hiển thị số chủ gọi

Hiển thị số chủ gọi khi có cuộc gọi tới.
Call barring

Chặn cuộc gọi

Cho phép chận các cuộc gọi ra ngoài theo một hướng trung kế nào đó chẳng hạn gọi di động, gọi quốc tế, …
Call Back

Gọi lại

Cho phép tự động gọi lại khi gọi tới một số nào đó khai báo dành cho callback.
Black list

Danh sách đen

Liệt kê các số điện thoại không muốn nhận vào danh sách.
Follow me

Theo tôi

Định nghĩa tự động chuyển cuộc gọi đến một đích khác khi busy, no answer hoặc sau vài hồi chuông không nhấc máy.
Conference

Hội nghị

Phục vụ các cuộc hộp hội nghị từ xa giữa các chi nhánh văn phòng giảm chi phí đi lại. Cho phép tạo số phòng hộp và số người tham gia không hạn chế.
Voice mail to email

Hộp Thư thoại

Tính năng này đảm bảo không bao giờ bỏ nhở một cuộc gọi quan trọng nào khi bạn không có mặt tại văn phòng. Lời nhắn thoại (voice message ) được lưu trên hệ thống và gởi tới email hoặc cảnh báo trên điện thoại.
Parking Call

Đặt tạm cuộc gọi

Tính năng này linh hoạt cho phép đặt cuộc gọi vào trạng thái chờ sau đó bắt lại tại một máy điện thoại khác ở vị trí khác và tiếp tục đàm thoại.
Scheduled call routing/Time Conditions

Lên lịch định tuyến cuộc gọi

Xử lý tiếp nhận cuộc gọi vào một cách khách nhau dựa vào thời điểm nhận cuộc gọi . Cuộc gọi trong giờ làm việc, cuộc gọi ngoài giờ làm việc, cuộc gọi vào kỳ nghỉ lễ, …
Least Cost Routing

Định tuyến hướng gọi tối ưu

Cuộc gọi ra ngoài được định tuyến thông minh theo hướng dịch vụ có giá cước rẻ nhất dựa vào đầu số (prefix) gọi đi. Ví dụ khi gọi quốc tế đầu số 00 cuộc gọi sẽ ưu tiên đi theo hướng trung kế VoIP kết nối với nhà cung cấp dịch vụ thoại Internet giá rẻ.
Tích hợp Outlook, CRM Tích hợp với các phần mềm ứng dụng Outlook, CRM cung cấp tính năng click to call, quản lý history cuộc gọi tại phía đầu cuối.
Fax to email

Chuyển bản fax tới Emai

Các bản Fax sau khi nhận được chuyển tới hộp mail người nhận cụ thể.

Tính năng quản lý giám sát

System Backup

Sao lưu dự phòng hệ thống

Lên lịch tự động backup hoặc backup thủ công.
Group management

Quản lý theo nhóm

Tạo nhóm, phòng ban với chính sách khác nhau ví dụ cho phép hoặc không cho phép gọi nội hạt, liên tỉnh, quốc tế,…
Administrator & Monitor

Quản trị giám sát hệ thống

Dễ dàng truy cập quản trị hệ thống ở bất cứ đâu có Internet. Quản trị và giám sát hệ thống thông qua giao diên web và ssh.
Reporting

Thống kê

Thống kê/ Báo cáo theo giờ, ngày, tháng. Xuất ra file exel
Billing

Quản lý tính cước

Thống kê tính cước cuộc gọi theo mỗi nhân viên, phòng ban.
Fax Management

Quản lý Fax

Tất cả các bản FAX vào ra đều được lưu lại trên hệ thống cho mục đích truy xuất quản lý
Group management

Quản lý theo nhóm

Tạo nhóm, phòng ban với chính sách khác nhau ví dụ cho phép hoặc không cho phép gọi nội hạt, liên tỉnh, quốc tế,…
PIN Code

Quản lý gọi ra theo mã PIN

Quản lý cuộc gọi ra ngoài bằng mã PIN, khi gọi ra ngoài liên tỉnh, quốc tế hoặc di động người dùng phải nhập đúng mã PIN riêng của mình mới gọi được. Cuộc gọi không quan tâm gọi từ máy nhánh nào.
Call Recording

Ghi âm cuộc gọi

Tất cả các cuộc gọi vào ra, gọi nội bộ đều có thể ghi âm.

Mô hình giải pháp tổng quan

Bảng 2: Mô hình giải pháp tổng thể đề xuất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, các tổ chức, cơ quan.

Mô tả chi tiết khai báo hệ thống

(Ví dụ mẫu)

1. MÔ HÌNH TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP VÍ DỤ (hình vẽ)

Lấy ví dụ điển hình với doanh nghiệp có 1 trụ sở HCM, 1 chi nhánh HN, 1 chi nhánh Đà Nẵng và 3 cửa hàng nhỏ ở HCM:
– Trụ sở HCM và chi nhánh HN triển khai tổng đai iPBX, chi nhánh Đà Nẵng triển khai VoIP GATEWAY 4 port kết nối CO trung kế tổng đài PBX truyền thống.
– Mỗi cửa hàng dùng 2 IP PHONE quản lý bởi tổng đài iPBX HCM.
– Trụ sở HCM và chi nhánh HN điện thoại đầu cuối dùng IP PHONE.
– Hạ tầng mạng giữa trụ sở, chi nhánh và các cửa hàng dùng đường truyền Internet băng rộng.

2. KẾ HOẠCH ĐÁNH SỐ

Kế hoạch đánh số khai báo gợi nhớ dễ dàng thêo yêu cầu. Ở đây đánh số ví dụ như sau:

– Trụ sở HCM (70 người dùng) đánh sô: 800 – 870.
– Chi nhánh HN (50 người dùng) đánh số: 401 – 450.

– Chi nhánh Đà Nẵng (10 người ) đánh số: 501-510
– Cửa hàng HCM#1 (2 người) đánh số: 201-202
– Cửa hàng HCM#2 (2 người) đánh số: 203-204

STT Vị Trí Ví dụ đánh số Thiết bị đầu cuối tương ứng
1 Trụ sở HCM

(dùng IP PHONE )

801 IP PHONE – Tiếp tân
802 – 803 IP PHONE – Giám đốc, P.Giám đốc
804-810 IP PHONE – Bộ phận Kỹ thuật
811-815 IP PHONE – Bộ phận Kế toán
816-820 IP PHONE – Bộ phận Chăm sóc khách hàng
821-825 IP PHONE – Bộ phận Nhân sự
826-835 IP PHONE – Bộ phận Kinh Doanh
836-870 IP PHONE – Softphone – Bộ phận khác
2 Chi nhánh HN 401 IP PHONE – Tiếp tân
402 IP PHONE – Giám đốc chi nhánh
403-405 IP PHONE – Bộ phận Kinh doanh
406 -450 IP PHONE – Các bộ phận khác
3 500 VoIP GATEWAY – Số đại diện vào tổng đài PBX truyền thống
501-504 VoIP GATEWAY 4 port – Kết nối trung kế CO tổng đài PBX truyền thống
505-510 IP PHONE – Tùy chọn cho mục đích mở rộng
4 Cửa hàng HCM#1 201-202 IP PHONE – Nhân viên#1, #2
5 Cửa hàng HCM#2 204-204 IP PHONE – Nhân viên #1, #2
6 Nhân viên công tác xa nơi có Internet 3XX Sof SIPtphone trên laptop hoặc điện thoại di dộng hỗ trợ chuẩn

3. HOẠT ĐỘNG THOẠI

Hoạt động thoại mô tả ví dụ khai báo cho tổng đai iPBX HCM và tương tư khai báo tổng đài IP PBX HN
Nhận cuộc gọi vào từ các mạng điện thoại di động, mạng cố định, mạng ITSP
Chuyển, forward cuộc gọi giữa trụ sở, chi nhánh và các cửa hàng
Phương thức và chính sách cho phép thực hiện cuộc gọi ra ngoài di động, cố định, quốc tế, …
Phương thức gọi nội bộ miễn phí giữa các chi nhánh

3.1 GỌI VÀO TỔNG ĐÀI TRỤ SỞ HCM

Cuộc gọi vào có thể khai báo hoặc nghe lời chào hướng dẫn quay số (IVR) hoặc cho đổ chuông trực tiếp vào một bộ phận, một máy nhánh náo đó ứng với số điện thoại công ty cụ thể mong muốn

STT Vị trí khai báo Mô tả
1 Định tuyến nghe lời chào hướng dẫn quay số – IVR Khách hàng gọi vào số điện thoại công ty (số điện thoại PSTN hoặc số DID SIP trunk) sẽ nghe lời chào hướng dẫn quay số chẳng hạn “Công ty ABC xin kính chào quý khách, bấm số 1 gặp bộ phận Kỹ thuật, bấm số 2 gặp bộ phận Chăm sóc khách hàng, bấm trực tiếp số máy nhánh cần gặp hoặc bấm số 0 để gặp tổng đài viên”. Sau khi khách hàng bấm, cuộc gọi sẽ chuyển trực tiếp vào bộ phận khách hàng cần liên lạc hoặc máy nhánh cụ thể khách hàng đã biết.
2 Định tuyến đổ chuông trực tiếp vào bộ phận mong muốn hoặc đổ chuông trực tiếp máy nhánh Khách hàng gọi vào cuộc gọi sẽ chuyển trực tiếp vào bộ phận cần liên lạc. Ví dụ gọi vào số điện thoại bộ phận Kế toán là 0473003333: cuộc gọi sẽ đổ chuông trực tiếp nhóm IP PHONE bộ phận Kế toán (Ext 811-815). Kiểu đổ chuông có thẻ là đổ chuông toàn bộ hoặc đổ chuông theo thứ tự ưu tiên.
3 Định tuyến đổ chuông máy nhánh Cửa hàng số 1, Cửa hàng 2 Gọi vào số điện thoại 0473002222 cấp cho Cửa hàng 1: cuộc gọi sẽ đổ chuông vào IP PHONE Cửa hàng #1 (Ext 201)
   3.2 CHUYỂN VÀ FORWARD CUỘC GỌI – CALL TRANSFER/FORWARD

  Giữa trụ sở, chi nhánh và các cửa hàng cuộc gọi được chuyển qua lại một cách đơn giản như đang ở chung một văn phòng

STT Vị trí khai báo Mô tả
1 Chuyển cuộc gọi nội bộ tại trụ sở hoặc chuyển cuộc gọi đến chi nhánh HN, Đà Năng và các Cửa hàng Khi một máy nhánh nào đó nhận cuộc gọi có thể chuyển đến một máy nhánh bất kỳ – Ví dụ: Máy nhánh bộ phận Kinh doanh Ext 826 nhận cuộc gọi quay số chuyển đến máy Ext 827 phòng Kế toán Các máy nhánh đều có thể chuyển cuộc gọi giữa các chi nhánh. – Ví dụ máy Ext 816 bộ phận Kế toán nhận cuộc gọi có thể chuyển đến máy Ext 201 Cửa hàng #1 và ngược lại.
2 Chuyển cuộc gọi ra thuê báo di động, cố định Các máy nhánh đều có thể chuyển cuộc gọi ra di động, cố định khi nhân viên không có ở văn phòng. Ví dụ máy Ext 816 nhận cuộc gọi chuyển cho nhân viên ở bên ngoài có số điện thoại 0909202202
3 Forward cuộc gọi ra di động hoặc forward tới một một máy nhánh khác sau 4 hồi chuông không nhấc máy Đối với những nhân viên hay ra ngoài có thể khai báo forward cuộc gọi ra ngoài di động sau 4 hồi chuông không thấy nhấc máy hoặc forword tới máy nhánh ở bộ phận khác.
   3.3 GỌI RA PSTN, ITSP, MOBILE PHONE

– Cuộc gọi ra khai báo định tuyến thông minh ưu tiên chọn hướng nhà cung cấp với cước phí là thấp nhất và miễn phí
– Chính sách gọi ra định nghĩa cho mỗi phòng ban và nhân viên cụ thể ví dụ cho phép gọi cố định, chặn gọi di động hoặc giới hạn gọi di động với một khoản tiền cho trước.

STT Vị trí khai báo Mô tả
1 Kiểm soát cuộc gọi ra đối với từng nhân viên cụ thể dùng PIN code Đối với mỗi nhân viên cấp cho một PIN code khi gọi ra. Chính sách cấp quyền gọi ra có thể khai báo mềm dẻo đối với từng nhân viên hoặc từng máy điện thoại. Ví dụ: – Cho phép nhân viên A chỉ gọi được nội hạt, cấp các hướng còn lại. – Cho phép nhân viên B gọi di động và nội hạt, liên tỉnh nhưng cấp gọi quốc tế. – Giới hạn nhân viên C chỉ gọi di động 500 nghìn,… – Cho phép máy 802 gọi ra không cần nhập PIN code. – Cho phép máy 809 gọi ra nội hạt liên tỉnh không cần PIN code nhưng khi gọi di động phải có PIN Code
2 Định tuyến ưu tiên hướng gọi ra với cước phí rẻ nhất Gọi di động ưu tiên đi theo hướng SIM khuyến mãi gọi nội mạng miễn phí Gọi quốc tế ưu tiên đi theo hướng Internet giá rẻ
3 Phương thức gọi đơn giản Gọi trực tiếp như các gọi truyền thống hoặc ấn số 9 trước khi gọi ra.
3.4 GỌI NỘI BỘ GIỮA TRỤ SỞ, CHI NHÁNH VÀ CÁC CỬA HÀNG ( hoàn toàn miễn phí)

Nội bộ giữa trụ sở, các chi nhánh, cửa hàng gọi nhau trực tiếp dựa vào kế hoạch đánh số ở trên.

STT Vị trí khai báo Mô tả
1 Trụ sở gọi chi nhánh HN và ngược lại Ví dụ Extension 803 HCM gọi 401 HN 803 nhấc máy ấn trực tiếp 401
2 HCM gọi Cửa hàng Ví dụ Ext 803 HCM gọi cửa hàng #1 201 803 nhấc máy ấn 201 và nói chuyện, tương tự khi Cửa hàng gọi về trụ sở HCM
3 HCM gọi Đà Nẵng Ví dụ Ext 803 HCM gọi tới chi nhánh Đà Nãng 803 nhấc máy ấn 500 khi đó sẽ nghe lời chào từ tổng đài PBX Đà Nẵng và ấn số Ext trực tiếp cần gặp.
4 Đà Nẵng gọi HCM Nhấc máy nhánh analog của tổng đài PBX truyền thống ấn số 8 (giả sử số 8 đã được khai báo trên PBX truyền thống gọi đi hướng VoIP Gateway) + số máy nhánh hội sở hoặc chi nhánh muốn gặp.
5 Cửa hàng gọi trụ sở HCM Ví dụ máy 201 cửa hàng gọi 803 đơn giản nhấc máy ấn 803 là có thể nói chuyện.

4. GHI ÂM THOẠI (VOICE RECORDING)

STT Khai báo Mô tả
1 Ghi âm tất cả cuộc gọi vào ra với những máy nhánh mong muốn. Tất cả các nội dung ghi âm đều được lưu giữ trên hệ thống và dễ dàng tìm kiếm, truy xuất dựa vào số điện thoại, thời điểm ghi âm khi cần thiết
2 Ghi âm nội dung cuộc họp không giới hạn thời gian. Bật máy IP PHONE trong phòng họp và kích hoạt ghi âm, thời lượng ghi âm không hạn chế, nội dung ghi âm được nghe lại từ điện thoại IP PHONE hoặc trên máy tính.

5. HOẠT ĐỘNG FAX (Khuyến cáo không ổn định)

IP PBX hỗ trợ module Fax cho phép gởi nhận FAX thông qua mạng IP, tiết kiệm chi phí Fax giữa các chi nhánh, trụ sở giúp dễ dàng quản lý tất cả các bản fax vào ra

5.1 NHẬN FAX
STT Khai báo Mô tả
1 Nhận Fax lưu vào hệ thống và email tới người nhận Khi có bản Fax gởi tới số fax công ty, hệ thống nhận Fax lưu giữ trên hệ thống ở định dạng pdf đồng thời email bản fax tới người nhận.
2 Nhận Fax từ máy Fax analog Nhận Fax trực tiếp bằng máy Fax thông qua thiết bị ATA (Analog Telephone Adapter), kết nối với máy FAX.
5.2 GỬI FAX
STT Khai báo Mô tả
1 Gởi từ máy Fax Gửi Fax trực tiếp từ máy Fax như cách truyền thống
2 Gởi Fax trực tiếp từ giao diên Web Đơn giản người gởi upload file nôi dung muốn gởi ở định dạng pdf lên hệ thống và ấn Send. Người gởi có thể ngồi bất cứ đâu có Internet là có thể gởi Fax đi được.
3 Gởi Fax nội bộ giữa trụ sở, các chi nhánh và cửa hàng (hoàn toàn miễn phí) Mỗi chi nhánh có một số FAX nội bộ riêng, máy Fax analog làm việc với hệ thống thông qua thiết bị ATA (Analog Telephone Adapter), cách gởi hoàn toàn như cách gởi truyền thống

Mô tả quản trị giám sát

Hoạt động quản trị giám sát dùng giao diện web, đơn giản giúp quản trị ở bất cứ đâu có Internet là có thể truy cập vào hệ thống.

1. QUẢN TRỊ KHAI BÁO IP PBX

Extensions, Outbound Routes, Inbound Route, Trunks, Music on Hold, Follow me, Conference, PIN Sets,..

2. GIÁM SÁT CUỘC GỌI VÀO RA

Bạn có thể thấy được:

Extention nào đang busy, đang đổ chuông (ringing) hoặc đang available
Ai đang đàm thoại với ai
Trạng thái đăng ký các điện thoại đầu cuối SIP, IAX
Trạng thái phòng họp (số người đang tham gia phòng họp
Trạng thái hàng đơn (số người đang đợi)

Trạng thái có VoiceMail message
Trạng thái các Agents login vào hàng đợi
Bạn có thể điều khiển:
Kết thúc (hang-up) một kênh thoại
Chuyển cuộc gọi bằng cách kéo thả (drag&drop )
Khởi tạo một cuộc gọi bằng cách kéo thả

3. MODULE QUẢN LÝ TÍNH CƯỚC VÀ GHI ÂM (Billing & Recording)

Module này cho phép quản lý, cấp quyền, thống kê tính cước và lưu âm cuộc gọi đối với mỗi nhân viên, phòng ban.

Cấp PIN Code sử dụng điện thoại đối với mỗi nhân viên
Thống kê báo cáo theo thởi điểm (ngày, tháng, năm), theo nhân viên, phòng ban, theo số chủ gọi, số bị gọi…
In báo cáo tính cước theo thống kê tùy chọn
Xuất ra file excel thống kê báo cáo
Tạo tài khoản người dùng, số lượng không giới hạn, thay đổi PIN code linh hoạt
Lưu âm tất cả cuộc gọi vào ra
Nhận xét đánh giá nội dung lưu âm cuộc gọi quản lý theo bộ phận, phòng ban
Tự động tính cước và cung cấp các báo cáo thống kê về tình hình sử dụng điện thoại của toàn bộ nhân viên
Cấp quyền thực hiện cuộc gọi ra ngoài, theo từng nhân viên, bộ phận
Giới hạn tiền cước tối đa được phép sử dụng cho từng nhân viên
Quản trị thông qua giao diện web, dễ dàng quản trị giám sát

3.1.Thống kê chi tiết cuộc gọi

Ưu điểm hệ thống

Triển khai, vận hàng, bảo trì, lắp đặt, mở rộng nhanh chóng và dễ dàng.
Hoạt động trên hạ tầng mạng LAN/MegaWan/Internet.
Hệ thống quản lý tập trung.
Tính năng đa dạng.
Sự ổn định cao nhất.
Tinh chỉnh, thay đổi nội dung tùy theo nhu cầu cách nhanh chóng và đơn giản.
Báo cáo, thống kê chi tiết cuộc gọi qua giao diện Web.
Ghi âm toàn bộ hoặc một phần tùy theo nhu cầu của khách hàng và quy định của công ty.
Khả năng nâng cấp hệ thống cao nhất.
Khả năng mở rộng người sử dùng là không giới hạn.
Khách hàng có thể thực hiện cuộc gọi qua Internet hoàn toàn miễn phí giữa trụ sở và chi nhánh nếu có nhu cầu kết nối.
Mở rộng người sử dụng bất kỳ nới đâu với một kết nối Internet.
Giảm chi phí gọi giữa các văn phòng và cuộc gọi quốc tế khi kết hợp với OSP.

Khả năng mở rộng

Khả năng nâng cấp hệ thống đơn giản và đáp ứng tối đa
Card Analog: hỗ trợ 24trung kế/board/PCI (phụ thuộc vào khả năng đáp ứng của phần cứng máy chủ Server). Nếu Server có 03 khe PCI thì hỗ trợ 24×3=72trung kế.
Card Digital: hỗ trợ tối đa 08 E1/T1/R2/board/PCI. Nếu Server có 03 khe PCI thì hỗ trợ 8×3=24 luồng E1/T1/R2
Nâng cấp hệ thống và mở rộng người dùng rất đơn giản và nhanh chóng.
Trường hợp mở rộng chi nhánh, văn phòng chỉ việc thiết lập hệ thống mạng LAN, Internet và lắp đặt điện thoại là có thề sử dụng
Không cần đầu tư hạ tầng mạng cáp điện thoại riêng biệt

Hỗ trợ cho các thiết bị cầm tay có hỗ trợ giao thức SIP như Softphone, Wi-fi phone: phục vụ cho các nhân viên có nhu cầu di chuyển cao trong và ngoài tòa nhà.

Yêu cầu hệ thống

Hạ tầng
Hạ tầng mạng LAN ổn định.
Hệ thống nguồn điện đảm bảo sự ổn định và công suất tiêu thụ của thiết bị.
Kết nối Internet (với những cuộc gọi liên vùng chỉ yêu cầu kết nối Internet thông thường, băng thông một cuộc gọi theo chuẩn PCMU 64kbps).
Analog hoặc Luồng ISDN (E1-30B+D, R2-23B+D): chinh sách đầu tư phụ thuộc vào nhu cầu thực tế.
Phần cứng hệ thống máy chủ
Hệ thống máy chủ đáp ứng nhu cầu phục vụ cho toàn bộ người dùng.
Hệ thống máy chủ dự phòng với cấu hình phần cứng và phần mềm tương đồng.
Thiết bị giao tiếp PSTN (Card giao tiếp Analog hoặc luồng ISDN).

VoIP Gateway FXS (sử dụng kết nối với tổng đài Analog tại các chi nhánh nếu có)
04 FXS ports
01 port LAN, 01 port WAN
Hỗ trợ nhiều SIP Account
Hỗ trợ nhiều codec: G711, G723, GSM, T.38
Hỗ trợ G.168 Echo Cancellation
Hỗ PSTN/PBX analog telephone sets or analog trunks
Cầu hình thông qua giao diện Web.

Analog Gateway FXS (trường hợp khách hàng muốn sử dụng lại điện thoại Analog với hệ thống IPPBX)
24 FXS ports (hỗ trợ 24 máy nhánh)
01 port LAN
Hỗ trợ nhiều codec: G711, G723, GSM, T.38
Caller ID
Hỗ trợ G.168 Echo Cancellation
Supports PSTN/PBX analog telephone sets or analog trunks
Cầu hình thông qua giao diện Web.

4. Phần mềm tổng đài chuyển mạch và quản lý hệ thống

– Phần mềm tổng đài
– Phầm mềm quản lý hệ thống
– Phần mềm Báo cáo, Ghi âm, Quản lý cuộc gọi.
– Hệ thống giám sát, cảnh báo tình trạng hệ thống.

6. Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối hỗ trợ người dùng:

STT Mô tả Hình ảnh
1 Softphone
(Phầm mềm miễn phí dùng trên máy tính)
2 IP PHONE

(tham khảo ở bảng báo giá)

3 VoIP Gateway
(tham khảo ở bảng báo giá)

RỦI RO VÀ PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG

(Ngoài rủi ro về điện, mạng của hệ thống)

Mất khả năng cấp tín hiệu từ nhà mạng.

Dự phòng sẵn 02 Host (02 hệ thống vật lý) đăng ký đầu số cho Quý công ty.
Host backup chạy song song và tự động thay thế.
FPT hỗ trợ miễn phí

Mất kết nối từ hệ thống Tổng đài đến nhà mạng.

(đứt cáp, hỏng thiết bị vật lý kết nối mạng, điện…)

Dự phòng tối thiểu 02 đường truyền vật lý chạy load balancing.
– FPT miễn phí hỗ trợ khai báo 02 trunk backup tự động.
– FPT miễn phí kênh truyền vật lý MPLS nếu Quý công ty có nhu cầu sử dụng lớn. (Cước >10 triệu/tháng).
(hỏng thiết bị vật lý Tổng Đài, server)
– Dự phòng 02 Thiết bị vật lý Tổng đài chạy backup tự động.

Quy trình làm việc với khách hàng

Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng.

   Chúng tôi  sẽ tư vấn, tiếp nhận yêu cầu và hẹn lịch làm việc cụ thể với quý khách hàng.

Bước 2: Khảo sát công trình.

   Khảo sát công trình với lịch đã hẹn trước, chúng tôi sẽ tới trực tiếp công trình của quý khách khảo sát hiện trạng, tư vấn phương án cải tạo sửa chữa, lựa chọn vật liệu cho phù hợp.

Bước 3: Lập dự toán và báo giá.

   Cụ thể hóa phương án, lập dự toán và báo giá tới  khách hàng phê duyệt.

Bước 4: Thương thảo và ký kết hợp đồng.

   Ký hợp đồng thi công (nếu khách hàng chấp thuận báo giá). Phương án thi công, dự toán được phê duyệt sẽ được cụ thể hóa bằng hợp đồng thi công.

Bước 5: Thực hiện hợp đồng.

   Thi công căn cứ theo hợp đồng, chúng tôi sẽ tiến hành thi công theo kế hoạch như trong hợp đồng đã ký kết. Các hạng mục phát sinh ( nếu có) sẽ được thông báo và thỏa thuận cho quý khách cụ thể.

Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao công trình

   Sau khi hoàn thành công trình, Chúng tôi sẽ tiến hành nghiệm thu công trình và bàn giao cho quý khách.

Bước 7: Thanh lý hợp đồng và bảo hành công trình

   Thanh lý hợp đồng với khách hàng, bảo hành các hạng mục thi công.


Hỗ trợ về giải pháp – kỹ thuật quý khách vui lòng liên hệ: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Bảo Phong

Cung cấp Giải pháp toàn diện về  Hệ thống An ninhThiết bị mạng WIFI -WANLAN - Kiểm soát ra vào - Máy chấm công - Hội nghị truyền hình

 Địa chỉ: Số 107 Trần Phú, TP Huế  Điện thoại: 0234.3.938.156

 Website: baophong.vn   -   huecamera.com

 Email: info@baophong.vn  Facebok: fb.com/congtybaophong