Các thuật ngữ trong hệ thống tổng đài điện thoại

Khái niệm tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là gì?

Tổng đài nội bộ được dịch ra từ tiếng anh Private Automatic Branch Exchange – ( Viết tắt là PABX ) là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại sẽ giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện được cuộc gọi liên lạc với nhau và thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông như VNPT, Viettel, FPT….

Với hệ thống tổng đài nội bộ, Bạn có thể gọi điện miễn phí với nhau trong cùng một hệ thống. Tổng đài nội bộ hiện đại có khả năng kết nối nhiều chi nhánh với nhau ở các khu vực cách xa nhau.

Tới đây, Bạn có thể đã hiểu tổng đài nội bộ là gì, Và trong khi xây dựng một hệ thống tổng đài, bạn sẽ gặp rất nhiều từ ngữ chuyên nghành, bài viết này sẽ giúp các bạn nắm rõ các thuật ngữ chuyên nghành đó để khỏi bỡ ngỡ.

Thuê bao điện thoại là gì ?

Thuê bao điện thoại Là số điện thoại đựơc cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ, ví dụ 0234.3938.156
Trung kế ( Central Office CO – Trunk ) là gì ? Đường trung kế (tiếng anh là trunk) là đường truyền tín hiệu giữa nhà cung cấp dịch vụ thoại tới khách hàng. Hiện nay ở nước ta, dịch vụ thoại có 4 loại trung kế phổ biến nhất là SIP, GSM, E1 và PSTN

Các loại trung kế điện thoại

Trung kế C.O (analog) (C.O là viết tắt của Central Office):

là đường dây điện thoại kéo từ nhà cung cấp dịch vụ về đầu cuối thuê bao.

Trung kế PSTN:

Là trung kế analog dùng để kết nối với mạng điện thoại công cộng.

Số lượng cuộc gọi đồng thời phụ thuộc vào số line Central Office. Chất lượng cuộc gọi lại phụ thuộc vào đường dây và các mối nối và bị tác động của các loại sóng điện từ.

Trung kế GSM

Là dịch vụ cung cấp đường truyền kết nối giữa tổng đài của các nhà cung cấp dịch vụ với dịch vụ đầu cuối thuê bao thông qua SIM di động. Và số lượng cuộc gọi đồng thời sẽ phụ thuộc vào số lượng SIM.

Trung kế luồng E1 (ISDN30B+D)

Dịch vụ Trung kế số (E1) là dịch vụ cung cấp đường truyền kết nối giữa tổng đài nội hạt của các đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng với thiết bị đầu cuối thuê bao nhiều đường (chính là tổng đài nội bộ PABX), thiết bị truy cập mạng của các đơn vị cung cấp dịch vụ Internet (ISP) và thiết bị chuyển mạch của các mạng dùng riêng.

Đối Với các cơ quan, tổ chức, trường học thường có nhu cầu sử dụng hệ thống điện thoại từ 20-30 máy điện thoại, thay vì thuê từng đường dây điện thoại, khách hàng có thể Dịch vụ trung kế E1 mà trên đó có 30 số điện thoại.

Trung kế SIP

Là dịch vụ đàm thoại và truyền thông trực tuyến dựa trên giao thức SIP (Viết tắt của Session Initiation Protocol). Tuy là công nghệ mới ra đời nhưng SIP trunking có những ưu điểm vô cùng vượt trội như: Không giới hạn số cuộc gọi cùng lúc, rất dễ dàng nâng cấp mở rộng, tận dụng được các hạ tầng mạng hiện có của khách hàng.

TRUNG KẾ NÀO LÀ TỐI ƯU NHẤT

Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan có nhu cầu mở rộng mạng lưới, chi nhánh thì giải pháp sử dụng Dịch vụ SIP Trunking là giải pháp tối ưu nhất. Khi sử dụng trung kế SIP, các chi nhánh ở các khu vực khác nhau hoàn toàn có thể gọi nội bộ miễn phí, mở rộng được nhiều chi nhánh mà không cần đầu tư tốn kém, tận dụng được hạ tầng mạng vốn có của doanh nghiệp,…

– Thuê bao nội bộ (extension),là gì? máy lẻ là gì ?

Mỗi tổng đài có 1 phương thức đánh số thuê bao nội bộ khác nhau nhưng tập trung lại về bản chất là: chỉ định 1 số điện thoại cho 1 cá thế để khi cần liên lạc với các thể đó, chỉ cần bấm số danh bạ nội bộ của người đó là có thể đàm thoại được ngay. Thông thường, các loại tổng đài hiện nay cho phép nhiều định dạng và cho phép đổi số theo yêu cầu. Ví dụ như: đổi số trùng với số phòng khách sạn, đổi số theo ý thích..

– Transfer ( Chuyển cuộc gọi ) là gì ?

Khi thuê bao điện thoại gọi vào số công ty, lễ tân nghe máy, mục tiêu của cuộc gọi là một thuê bao khác (như kinh doanh, kỹ thuật… có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế), người nghe có nhiệm chuyển cuộc gọi đến người được yêu cầu.

– Forward ( chuyển hướng gọi ) là gì ?

Khi bạn có nhu cầu tiếp nhận không bỏ sót bất kỳ cuộc gọi nào đến, người dùng có thể chuyển hướng đến một thuê bao khác mà mình đang sử dụng (có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại đều được, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế tùy từng dịch vụ đăng ký).

– Paging là gì ?

Khi có một sự cố bất ngờ ( hoả hoạn, họp đột xuất,…) hoặc 1 cần thông báo rộng rãi trong phạm vi thiết lập trước sẽ được thông báo ra hệ thống loa từ bất kỳ máy điện thoại nào mà người dùng có thể tiếp cận để nhanh chóng thông báo xử lý sự cố, cảnh báo – Hệ thống âm thanh sẽ được phát ra từ 1 máy lẻ bất kỳ trong hệ thống tổng đài.

– DISA ( Direct Inward System Access ) là gì ?

Là Hệ thống truy nhập trực tiếp thuê bao cho phép khách hàng tiếp cận tới thuê bao không thông qua bàn lễ tân ( Chúng ta vẫn thường gặp khi gọi đến một Công ty, một cơ quan nào đó mà bạn được nghe cầu mở đầu “ cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi….” )

– IP phone là gì ?

Một thuê bao có số IP tĩnh có thể gọi 1 thuê bao IP khác trên mạng Internet thông qua các đường truyền liên thông (Lease line, ISDN, ADSL…) không tốn cước phí (đây là xu hướng hiện nay) và không phân biệt biên giới, quốc gia.

– OGM ( Viết tắt Outgoing Message ) là gì ?

LÀ bản tin thông báo và lời chào đã ghi âm được phát ra để hướng dẫn người dùng các bước tiếp cận tới phòng ban cần gặp ( ví dụ : cảm ơn quý khách đã gọi đến Công ty CP Viễn Thông Xanh Việt Nam, xin vui lòng quay tiếp số máy lẻ để chuyển các bộ phận hoặc bấm số 0 để được hướng dẫn. Xin cảm ơn !)

– Time Service: ( Thời gian phục vụ ) là gì ?

Cho phép người dùng cài đặt thời gian phục vụ ( Đêm – Ngày ) theo từng nhu cầu. Ví dụ thời thời gian làm việc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, thời gian nghỉ trưa từ mấy giờ đến mấy giờ,…

+ Khi ta kết hợp Time Service với DISA thì tương ứng với mỗi khoảng thời gian sẽ có lời hướng dẫn riêng. Ví dụ thông báo ngoài giờ làm việc “Hiện nay đã hết giờ làm việc, xin quý khách vui lòng gọi lại sau. thời gian làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8h đến 11h, buổi chiều từ 14h đến 17h các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Xin cảm ơn! )

– Call ID là gì ?

Là hiển thị số gọi đến giúp ta biết được số nào đang gọi.

– DECT phone là gì ?

Máy điện thoại mẹ bồng con kỹ thuật số

– Indicate console:

Hiển thị các trạng thái bận / rỗi của thuê bao nội bộ

– DND ( Do not Disturb – Không làm phiền ) :

Chế độ cài đặt này cho phép máy bận khi không muốn tiếp cuộc gọi đến để xử lý vụ việc khác

– One Touch Dialing :

Phương thức quay số tắt ( quay số nhanh) bằng cách cài sẵn số chỉ định mà khi cần ấn 1 nút quay số. Ví dụ gán cho phòng kế toán phím 1 thì khi gọi chỉ cần ấn số 1 và ấn gọi

– Walking COS (Class of Service):

Chỉ định các lớp dịch vụ để phân lớp người dùng ( khi gọi liên tỉnh, quốc tế, di động…)

– Door phone/Door Opener:

Chức năng này thực hiện điều khiển đóng mở cửa hoặc thông báo nội dung cho người có thẩm quyền thông qua hình thức thoại (kết hợp vớ DISA-OGM, có thể mở cửa từ xa)

– Hold :

Giữ cuộc gọi để xử lý thông tin hoặc làm việc khác, đầu dây bên kia được nghe nhạc đã cài đặt do thiết bị phát ra.

– Emergency/ VIP call:

Khi có nhu cầu đàm thoại nhưng trung kế đã bị chiếm hết, thuê bao có chức năng này có thể ngắt bất kỳ trung kế nào để thực hiện cuộc thoại của mình – VIP.

– Hot line/Warm line:

Khi nhắc máy lên, máy được chỉ định sẽ đổ chuông ngay lập tức (gọi là Hotline) hoặc đổ chuông sau vài giây (Warmline) mà không cần bấm số. Thường dùng cho các ngân hàng (báo động) hoặt gọi cấp cứu, cứu hộ..

– Call Waiting:

chức năng cuộc gọi chờ như trên di động, 1 cuộc điện đàm đang diễn ra, 1 cuộc gọi khác đang đến, người nghe được thông báo bằng âm hiệu đổ chuông (tút..tút), khi đó, người nghe có thể giữ cuộc gọi đang điện đàm, nghe cuộc gọi đến và sau đó lại tiếp tục cuộc điện thoại đang chờ.

– Time reminder:

Chức năng cài báo thức

– Extention Lock:

Khoá máy không cho người khác sử dụng bằng mật khẩu do người dùng tạo ra.

– UCD (Uniform Call Distribution):

Hình thức đổ chuông phân phối cho từng nhóm máy (Group) theo kiểu quay vòng (Ring) hoặc đầu cuối (terminate), chức năng này thường dùng cho các nhóm máy như nhóm kinh doanh, tư vấn,hỗ trợ,…)

– Conferrence – đàm thoại hội nghị :

Hình thức trò chuyện/ hội nghị qua thoại nhiều người người bằng cách kết nối từ hệ thống tổng đài điện thoại

– Call Pickup:

Khi thuê bao A đang bận xử lý công việc màthuê bao B có thể chiếm chuông thoại của thuê bao A để xử lý giúp cho thuê bao A. Khả năng xảy ra khi 2 thuê bao cùng nhóm.

– Voice mail:

Là Hệ thống hộp thư thoại lưu trữ/ hướng dẫn tín hiệu thoại

– SMDR (Station Message Detail Recording):

Hiển thị chi tiết cuộc gọi được ghi nhận thông qua thiết bị vào ra (Máy in/ phần mềm tính cước) để kiểm soát.

– Battery Backup:

Hệ thống UPS (Uninterrupted Power System) chỉ cho đủ điện trong vòng 10-30 phút – với khả năng đầu tư tùy thuộc vào dung lượng UPS), tuy nhiên, hệ thống thông tin liên lạc cần ít nhất 8-12 giờ liên lạc, hệ thống Battery backup sẽ hỗ trợ được khả năng này.

– Music (BGM- Back Ground Music):

1 cuộc gọi đến thuê bao nội bộ và phát bài “Happy Birthday” nhân sinh nhật của người nghe sẽ làm cho ý nghĩa cuộc sống thêm phần hấp dẫn, người nghe sẽ cảm thấy như một món quà, tính năng này thường được áp dụng cho các khách sạn, hoặc thường thấy ở các đài 1080, 1080. Tuy nhiên vẫn có thể thực hiện tại bất kỳ đâu với hệ thống tổng đài.

– Polarity Reverse Detection:

là Tính năng đảo cực cuộc gọi để hệ thống SMDR ghi nhận chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc gọi.

– Nhóm liên tục

1 số điện thoại giao dịch cho 1 cơ quan, doanh nghiệp sao cho cuộc gọi đến luôn được tiếp nhận và xử lý kịp thời thông qua các số máy khác.

Trên đây là toàn bộ các thuật ngữ chuyên ngành thường dùng nhất trong hệ thống tổng đài điện thoại, quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm hoặc có nhu cầu lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn hỗ trợ, xin cảm ơn!

---

Hỗ trợ về giải pháp – kỹ thuật quý khách vui lòng liên hệ: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Bảo Phong Giải pháp toàn diện về Hệ thống An ninh - Thiết bị mạng WIFI - Kiểm soát ra vào - Máy chấm công - Hội nghị truyền hình Địa chỉ: Số 107 Trần Phú, TP Huế Điện thoại: 0234.3.938.156 - 0961.554.545 Website: baophong.vn - huecamera.com Email: info@baophong.vn Facebook: fb.com/congtybaophong